Het belang van veilig bestanden versturen

In zakelijke communicatie is het veelvuldig nodig om bestanden te delen. Vaak gaat het om gangbare bestanden, bijvoorbeeld een Word document of Excel sheet. Die kun je natuurlijk als attachment bij een e-mail voegen. Voorwaarde hiervoor is dat het bestand niet te groot mag zijn. Als het bestand te groot is, dan is het niet mogelijk om het bestand via e-mail te versturen. Je krijgt dan meteen een melding van je e-mail programma dat je iets anders moet verzinnen om je bestand te versturen.

Bestanden versturen via e-mail niet de veiligste methode

Wellicht niet bij iedereen bekend, maar e-mail is niet altijd een veilige manier om bestanden te delen. In theorie is het natuurlijk zo dat de e-mail alleen bij de geadresseerde aankomt. Maar een foutje zit in een klein hoekje. Zo kun je met een simpele typefout een document met gevoelige informatie naar een verkeerd e-mail adres sturen. Ook moet je je ervan bewust zijn dat een hacker de mail kan onderscheppen en zich zo toegang tot gevoelige data kan verschaffen. Veilig bestanden versturen is bij gebruik van e-mail niet gegarandeerd.

Andere bestandsformaten

Een aantal bestandsformaten kun je in zijn geheel niet via e-mail delen. Denk hierbij aan programma’s, batchbestanden of certificaten. Deze bestanden hebben een specifieke extensie en opbouw die de e-mail programma’s herkennen. Aangezien virussen ook vaak in een dergelijk formaat verpakt zijn, blokkeren e-mail programma’s dit soort attachments. Vaak blokkeert het e-mail programma van de verzender de te versturen e-mail direct. Als dit niet het geval is, dan zal de ontvangende kant het attachment weigeren.

Hoe kun je het beste veilig bestanden versturen?

Veilig bestanden versturen kun je het beste via een professioneel platform doen. Gratis diensten zijn hierbij niet aan te bevelen. Het mag misschien aantrekkelijk klinken dat je gratis en veilig je bestanden kunt delen, maar zodra je het bestand geüpload hebt, ben je de controle kwijt. Je weet niet waar je bestand zich bevindt. Belangrijker nog, je hebt ook geen idee wie er allemaal bij je bestand kan komen. Daarnaast kun je je ook nergens op beroepen als er iets misgaat. Je kunt het beste kiezen voor een gecertificeerd platform. Een dergelijk platform is niet gratis, maar daar staat tegenover dat je er zeker van kunt zijn dat je data veilig is en dat je in geval van problemen contact op kunt nemen met de helpdesk.

Kies voor dubbele beveiliging

Zelfs met een gecertificeerd en betaald platform, is het voor veilig bestanden versturen aan te raden om een dubbele beveiliging te gebruiken. Het platform verzorgt de eerste beveiliging. Alleen met een geverifieerde account kun je bestanden uploaden en downloaden. Om zeker te zijn dat alleen de juiste persoon of instantie het bestand kan openen, is het verstandig om het bestand met een wachtwoord te beveiligen voordat je het uploadt. Je kunt hiervoor het standaard Windows programma Winzip gebruiken. Het wachtwoord moet je vervolgens via een ander medium aan de ontvanger sturen. Je kunt hier bijvoorbeeld SMS voor gebruiken. Zo zijn het versleutelde bestand en het wachtwoord nooit in hetzelfde bericht beschikbaar.